Microsoft: 4 Tage/Woche = 40 % produktiver

Tech-Giganten wie Microsoft sind groß genug, um Experimente zu wagen. So hat Microsoft in Japan die Arbeitszeit von fünf auf vier Tage reduziert. Das ist eine Kürzung der Arbeitszeit um zwanzig Prozent. Das Ergebnis lässt aufhorchen. Die Produktivität stieg um satte vierzig Prozent!

Produktiver mit weniger

Kürzlich berichtete mir meine Ehefrau, die halbtags arbeitet, dass sie das Gefühl habe, sie schafft als Halbtagskraft wesentlich mehr in der selben Zeit, wie Vollzeitbeschäftigte. Oft ist es ja so, dass wir in einem knappen Zeitraum einfach effektiver und zielgerichteter arbeiten, weil eben keine Zeit für Kaffee und Gespräche übrig bleibt. Es gibt ja Leute, die schwören auf die 15 Minuten Regel:

„Beschäftige dich 15 Minuten mit einem Problem und löse es. Die Zeit läuft“

Jetzt berichtet Microsoft ganz prominent, dass die Produktivität der Japanischen Mannschaft um vierzig Prozent gestiegen ist bei einer Reduktion der Arbeitszeit um zwanzig Prozent. Wie ist das möglich?

TIPP 1: Zeitgrenzen machen produktiver

Microsoft hatte eine Regel eingeführt, bei der die Meetings innerhalb von 30 Minuten beendet werden müssen. Mit diesen Vorgaben „im Nacken“ haben die Mitarbeiter das ganze drum und dran und viele Seitendiskussionen nicht mehr praktiziert. Es wurde zielgerichteter gearbeitet und miteinander gesprochen. Erstaunlicher Weise konnten alle Probleme in 30 Minuten gelöst werden, für die sonst 60 Minuten Meetings angesetzt wurde. Das sind sogar 50 Prozent Steigerung.

TIPP 2: Fokus auf das Wesentliche

Wir bei ec4u expert consulting ag haben eine holokratische zirkelbasierte Organisation. Also weniger Linien und mehr Eigenverantwortung in Arbeits-Zirkeln. In diesen Zirkeln starteten wir in wöchentlichen Abstimmungen mit 60 Minuten, doch immer häufiger sind wir auch schon bei 30 bis 40 Minuten fertig. Das ist deshalb so, weil wir eine sehr disziplinierte Agenda haben, in der Ein- und Ausgeheckt wird, wo alle Action Items mit Verantwortlichkeiten geprüft werden und Details werden eben nicht breit diskutiert, sondern zugewiesen und im Anschluss gelöst.

Wer Fokussiert, gewinnt Zeit. Das steigert die Produktivität und sogar die „Frei-Zeit“

TIPP 3: Kosten senken

Microsoft konnte die Kosten auch deshalb senken, weil die Büros konsequent ein Tag weniger frequentiert wurden. Es wurde signifikant weniger gedruckt, die Heizung wurde abgesenkt und weitere Effekte stellten sich ein. Moderne Arbeitsplätze sind dort, wo Menschen arbeiten und das ist in produktiven Leistungsorganisationen nicht immer das Büro.

Immer häufiger arbeiten Menschen viel lieber zuhause. Die Angst der Manager des alten Schlages, dass die Leute Zeiten vertrödeln und nicht meh produktiv sind, ist komplett unbegründet. Denn die Menschen geben sich noch mehr Mühe, um noch schneller fertig zu werden, um wieder ein Stück eigenes Freizeit-Leben zu gewinnen. Am Ende ist auch das eine Win-Win-Situation.

Viele Jahre haben wir davon gesprochen, dass Digitalisierung die Produktivität steigert, aber das funktioniert nicht nur mit neuen Plattformen. Dazu gehören neue Formen des Arbeitslebens, neue Organisationsformen, neue Arbeitsweisen im persönlichen Bereich und so weiter. Digitale Plattformen sind die Basis, aber der Wert kann erst dann so richtig erzeugt werden, wenn das Gesamtbild stimmt.

Wenn Sie als Entscheidet wissen wollen, wo Sie mit Ihrer Leistungsorganisation stehen, empfehle ich Ihnen die Messung des digitalen Reifegrades. Machen Sie mehr aus dem, was Sie schon jetzt realisiert haben. Microsoft liefert dazu hervorragende Impulse … aus Japan (dem Pilotmarkt).

Zu guter letzt: Voller Lohnausgleich

Microsoft reduzierte die Arbeitszeit um 20 Prozent. Die Gehälter wurden stabil auf 100 Prozent gehalten. Die Produktivität stieg um 40 Prozent. Einfache Frage: Wer hat gewonnen? Die Mitarbeiter oder die Firma? Oder Kunden? Die Antwort liegt auf der Hand: Alle = win-win-win.

Email stirbt – Workplace kommt

Emails verlieren rasant an Bedeutung. Der Traffic geht runter. Der Produktivitätskiller CC-Nachrichten wird fast bedeutungslos. Die Zukunft gehört dem digital Workplace. Manchmal denken wir, dass wir schon alles haben und eigentlich nichts neues mehr in Sachen Digitalisierung kommt. Weit gefehlt. Jetzt geht es erst richtig los.

Gen Alpha werden Emails nur noch im Museum betrachten

Aktuell treibt Gen Z ihr Unwesen und sorgt allerseits für Verunsicherung, weil die Werkzeuge der jungen Leute in der Post-Facebook Ära visuelle Formen für Storytelling annimmt. Wer was erlebt hat, kann beispielsweise auf Instagram beobachtet werden. Nachrichten und Anfragen werden als Sprachschnipsel versendet. Bilder und Sprache werden immer wichtiger, während digitale Informationen in Form von vollständig geschriebenen Texten wie Emails verpönt sind. So weit so gut zum Stand der Dinge bei den jungen Leuten. Die Alphas stehen aber schon in den Startlöchern und die sind noch mal ganz anders drauf.

Ein Szenario – um zu verstehen, wohin die Reise geht

Stellen Sie sich einen Bauherren vor, der früher mit seinem Bauträger eine Immobilie realisierte. Marketing über das Internet, Vertrieb im Gespräch, Baurealisierung mit vielen Telefonaten und Emails samt Bildern im Anhang. Bei jeder Phase ein kompletter Bruch. So war das mal.

Wer sich auf die nächste Generation vorbereitet, hat eine einzige digitale Plattform für Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Finanzen und so weiter. Voll integriert von dem ersten Marketingkontakt bis zur Hausübergabe. Der erste Kundenkontakt als Lead, beispielsweise aus einem Referenzvideo im Web wird die Grundlage für die Marketingarbeit, in der Kunden nach und nach qualifiziert werden, bis sie an den Vertrieb mit konkreteren Vorstellungen von Budget und Kaufzeitpunkt übergeben werden. Mit exakt diesen Datensätzen wird auf der Plattform weiter gearbeitet. Jedes Angebotsdokument und jedes Gesprächsergebnis wird dort abgelegt und ist für alle berechtigten sofort verfügbar. Es gibt nur einen Einstiegspunkt – Der Kunde.

Selbst in der Bauphase werden alle Dokumente dort abgelegt und zwar nicht in irgend einem Verzeichnis, sondern beim Kunden in der Plattform. Der Kunde selbst interagiert über exakt dieselbe Plattform mit dem Bauleiter. Jeder Fortschritt und jede Änderung ist dort auch für alle Sublieferanten einsichtig.

Was hat sich geändert? Kein Hin- und her von Emails mit allen möglichen Anhängen. Keine undokumentierten Telefongespräche mehr. Jeder Beteiligte hat Zugriff auf die Plattform und das schönste daran ist, dass auch das Management des Anbieters konsolidierte Fortschrittsberichte abrufen kann. Für den Einzelfall und besonders für Trends und Entwicklungen in Summe. Reports über Arbeitsstände? Überflüssig. Es ist alles verfügbar … auf und in der Plattform.

Beispielsweise Microsoft

Das alles erfordert die Integration einer solchen Plattform. Microsoft bietet diese beispielsweise mit Azure, Office 365 und Dynamics 365 bis hin zu Power Apps, sowie BI-Reports und KI-Anwendungen. Alles auf tollen Macs und iPads. Für die Mitarbeiter und Partner. Selbstverständlich coole iPhones, weil Mitarbeiterbindung morgen mit Tech-Gadgets funktioniert, wo früher nur der Firmenwagen reichte. Auch die Apple Watch stellt der Arbeitgeber. Schöne neue Welt in 10 Jahren? Mit Nichten. Wer jetzt nicht investiert, wird sich mit brutal hohen Prozesskosten herumschlagen, während Wettbewerber produktiver sind.

Und das alles soll etwas mit dem Ende der Emails zu tun haben?

So ist es. Denn Emails sind ein sterbendes Konstrukt. Kunden interagieren bereits heute bevorzugt auf Plattformen mit Anbietern. Oder bestllen Sie bei Amazon noch etwas per Email? Lassen Sie sich den Status per Email senden? Hoffentlich nicht mehr! Auch in der internen Zusammenarbeit stirbt die Email. Sie hat eigentlich nur noch Relevanz, wenn etwas eskaliert wird oder bei den Juristen landet. Doch auch hier wird sich in Zukunft einiges Ändern. Die Vernetzung macht nicht halt an unserer althergebrachten Denk- und Verhaltensweise. Das Rad der Entwicklung dreht sich weiter. Schneller, als es vielen lieb ist. Wer hier nicht mithält, verliert Kunden, Mitarbeiter und Partner.

Next Step – Meta-Connect

Während wir meinen, mit einer Plattform wie der von Microsoft ganz weit vorne zu sein, bahnt sich mit Gen Alpha bereits die nächste Entwicklungsstufe an. Denn all die vielen Plattformen machen uns ganz kirre, weil keiner mehr so genau weiss, über welchen Kanal er welche Informationen sendet und erhält. Anbieter werden diese Chance nutzen und Meta-Plattformen etablieren, die in der Lage sind, alle Kanäle zu bündeln, zu orchestrieren und Informationen den Individuen geordnet zukommen zu lassen. Auch nichts anderes, als unser Leben weiter zu vereinfachen, denn mit der ganzen „ach so einfachen Technologie“ wird es nicht für alle einfacher. Wer mit den digitalen Lösungen nicht aufgewachsen ist, muss am Ball bleiben. Dies gilt um so mehr für Investitionsentscheidungen in aktuelle Plattformen und Möglichkeiten.

Wer heute investiert, wird morgen die Kunden gewinnen … und auch Partner und Mitarbeiter, denn es geht ums große Ganze. Nicht nur um Kunden. Es geht um Wertschöpfung und das umfasst alle und alles.

Chaos RULEZ!

Trump belügt die Welt nach Strich und Faden und geht bei jedem Versuch, ihn als Präsident zu beseitigen voll in den Angriffsmodus. Auch in Great Britain geht Boris Johnson nach einer offiziellen Verurteilung seiner Machthandlungen in die blanke Offensive. In der Zwischenzeit werden in einem Staat in den USA E-Zigaretten verboten, weil sie schneller töten als Tabak. Und wir? Wir kaufen fette Diesel Aggregate, weil keiner so genau weiss, wie die gigantischen Akkus in Autos mal abgebaut oder verschrottet werden können. Handelskonflikte, Politischer Irrsinn und zu guter letzt auch noch die ganze Sache mit der digitalen Transformation unserer gesamten Gesellschaft. Puh, wo soll das enden?

Standortbestimmung

Fakt ist, das alles immer schneller, vernetzter, unschärfer und unkontrollierter wird. Selbstorganisation und Selbstbestimmung in politischen als auch in ökonomischen Systemen befeuert den Kontrollverlust. Wie also damit umgehen und seine eigenen Ziele steuern? Die Antwort liegt auf der Hand: Alles beginnt mit einer ordentlichen Standortbestimmung. Nur wer weiss, wo er steht, kann einen Weg aufzeigen.

Fokus Business

Es nützt nichts. Bei all den Widrigkeiten macht es keinen Sinn, den Kopf in den Sand zu stecken. Das hat noch nie Sinn gemacht. Wir müssen weiter machen, aber gezielt und mit einem guten Plan. Der beginnt immer mit dem Startpunkt und genau diesen gilt es zu identifizieren. In Leistungsorganisationen ist die Standortbestimmung Alpha und Omega. Herr Schäuble hat es gestern ganz gut auf den Punkt gebracht mit dem Aufruf zu mehr Wertorientierung. Das sind Basics, die wir offenbar allzuoft verloren haben.

Fokus Digitalisierung

Was aktuell am besten hilft, ist die konsequente Digitalisierung gesamter Leistungsorganisationen. Wer hier noch über Sinn und Zweck nachdenkt, sitzt bereits in dem Wagon, der abgehängt wurde. Der Zug Richtung Zukunft hat volle Fahrt aufgenommen und es geht darüber nachzudenken, wie wir die Weichen stellen. Der Beste Startpunkt ist wie gesagt eine Standortbestimmung. Am besten misst man den digitalen Reifegrad eines Unternehmens mit Fokus auf die Marktbearbeitung. Also an der Kundenschnittstelle, wo die Werte wirklich erzeugt werden. In neuer Sprechweise an der Customer Journey. In alter Sprechweise in Marketing, Vertrieb und Service.

Die Nase vorne behalten

Wer dem Wettbewerb die bekannte Nasenspitze voraus sein will, muss genau hier investieren. An der Schnittstelle zum Kunden. Starten Sie doch mit der konkreten Messung des digitalen Reifegrades in diesen Funktionsbereichen. Dann haben Sie eine super Basis, von der aus Sie gezielte Investments für Wachstum und Innovation planen können.

Stehen bleiben, nachdenken und vielleicht sogar mal setzen, kann in Summe hilfreicher sein, als immer weiter zu rennen.