Kategorie: Microsoft

Microsoft: 4 Tage/Woche = 40 % produktiver

Tech-Giganten wie Microsoft sind groß genug, um Experimente zu wagen. So hat Microsoft in Japan die Arbeitszeit von fünf auf vier Tage reduziert. Das ist eine Kürzung der Arbeitszeit um zwanzig Prozent. Das Ergebnis lässt aufhorchen. Die Produktivität stieg um satte vierzig Prozent!

Produktiver mit weniger

Kürzlich berichtete mir meine Ehefrau, die halbtags arbeitet, dass sie das Gefühl habe, sie schafft als Halbtagskraft wesentlich mehr in der selben Zeit, wie Vollzeitbeschäftigte. Oft ist es ja so, dass wir in einem knappen Zeitraum einfach effektiver und zielgerichteter arbeiten, weil eben keine Zeit für Kaffee und Gespräche übrig bleibt. Es gibt ja Leute, die schwören auf die 15 Minuten Regel:

„Beschäftige dich 15 Minuten mit einem Problem und löse es. Die Zeit läuft“

Jetzt berichtet Microsoft ganz prominent, dass die Produktivität der Japanischen Mannschaft um vierzig Prozent gestiegen ist bei einer Reduktion der Arbeitszeit um zwanzig Prozent. Wie ist das möglich?

TIPP 1: Zeitgrenzen machen produktiver

Microsoft hatte eine Regel eingeführt, bei der die Meetings innerhalb von 30 Minuten beendet werden müssen. Mit diesen Vorgaben „im Nacken“ haben die Mitarbeiter das ganze drum und dran und viele Seitendiskussionen nicht mehr praktiziert. Es wurde zielgerichteter gearbeitet und miteinander gesprochen. Erstaunlicher Weise konnten alle Probleme in 30 Minuten gelöst werden, für die sonst 60 Minuten Meetings angesetzt wurde. Das sind sogar 50 Prozent Steigerung.

TIPP 2: Fokus auf das Wesentliche

Wir bei ec4u expert consulting ag haben eine holokratische zirkelbasierte Organisation. Also weniger Linien und mehr Eigenverantwortung in Arbeits-Zirkeln. In diesen Zirkeln starteten wir in wöchentlichen Abstimmungen mit 60 Minuten, doch immer häufiger sind wir auch schon bei 30 bis 40 Minuten fertig. Das ist deshalb so, weil wir eine sehr disziplinierte Agenda haben, in der Ein- und Ausgeheckt wird, wo alle Action Items mit Verantwortlichkeiten geprüft werden und Details werden eben nicht breit diskutiert, sondern zugewiesen und im Anschluss gelöst.

Wer Fokussiert, gewinnt Zeit. Das steigert die Produktivität und sogar die „Frei-Zeit“

TIPP 3: Kosten senken

Microsoft konnte die Kosten auch deshalb senken, weil die Büros konsequent ein Tag weniger frequentiert wurden. Es wurde signifikant weniger gedruckt, die Heizung wurde abgesenkt und weitere Effekte stellten sich ein. Moderne Arbeitsplätze sind dort, wo Menschen arbeiten und das ist in produktiven Leistungsorganisationen nicht immer das Büro.

Immer häufiger arbeiten Menschen viel lieber zuhause. Die Angst der Manager des alten Schlages, dass die Leute Zeiten vertrödeln und nicht meh produktiv sind, ist komplett unbegründet. Denn die Menschen geben sich noch mehr Mühe, um noch schneller fertig zu werden, um wieder ein Stück eigenes Freizeit-Leben zu gewinnen. Am Ende ist auch das eine Win-Win-Situation.

Viele Jahre haben wir davon gesprochen, dass Digitalisierung die Produktivität steigert, aber das funktioniert nicht nur mit neuen Plattformen. Dazu gehören neue Formen des Arbeitslebens, neue Organisationsformen, neue Arbeitsweisen im persönlichen Bereich und so weiter. Digitale Plattformen sind die Basis, aber der Wert kann erst dann so richtig erzeugt werden, wenn das Gesamtbild stimmt.

Wenn Sie als Entscheidet wissen wollen, wo Sie mit Ihrer Leistungsorganisation stehen, empfehle ich Ihnen die Messung des digitalen Reifegrades. Machen Sie mehr aus dem, was Sie schon jetzt realisiert haben. Microsoft liefert dazu hervorragende Impulse … aus Japan (dem Pilotmarkt).

Zu guter letzt: Voller Lohnausgleich

Microsoft reduzierte die Arbeitszeit um 20 Prozent. Die Gehälter wurden stabil auf 100 Prozent gehalten. Die Produktivität stieg um 40 Prozent. Einfache Frage: Wer hat gewonnen? Die Mitarbeiter oder die Firma? Oder Kunden? Die Antwort liegt auf der Hand: Alle = win-win-win.

Digitalisierung Over-Hyped

Viele von uns können es nicht mehr hören, wie und wo alles digitalisiert wird. Meistens sind das sogar unangenehme Erfahrungen, wenn die ganze Nummer überambitioniert ist, Ziele verfehlt werden und Budgets explodieren. Ist doch so, oder?

Geht es bitte auch ohne Superlativen?

„Phänomenale Kundenerlebnisse“, „großartige Chancen“, „einzigartige modern work places“ oder „außergewöhnliche Lösungen“ gehören zum Standardsprachgebrauch. Wer mal bei LinkedIN durchscrollt, wird von Superlativen und gigantomanischen Ideen und „Best Practices“ platt gewalzt. Abgesehen von den Super-Tipps und den hoch innovativen Methoden, deren Saft aus jeder Ecke quillt. Wer soll den ganzen quatsch eigentlich noch glauben?

Erde an Luftvision – bitte melden

Diese Woche konnte ich einen Vortrag einer unserer Kunden aus dem Luftfahrt Cargobereich zuhören. Da war die Rede von wirklich einfachen Lösungen, Roll-out-Wellen, gepaart mit agiler Vorgehensweise, Verantwortung der IT, Systemwechsel ohne Prozessanpassung bis hin zu recht einfachen Skype/Teams-Schulungen für die weltweit agierenden Key-User. Alles down to earth, alles machbar, alles reduziert auf das Wesentliche. Wie angenehm war das denn! Einmal ein richtig normaler und bodenständiger Manager! Ein Projekt mit grundsolidem Handwerk(ern). Nix mit Super-Vision, nix mit Mega-Agil und auch nix mit alles von A bis Z umkempeln. Dafür Stabilität, Sicherheit und schrittweise Innovation. Wow! Auch sowas gibt es noch.

Die IT im Driver Seat

So, jetzt wird mal am Grundgerüst gerüttelt, denn die Hersteller von digitalen Plattformen gehen zunehmend in den Fachbereichen ein- und aus, weil diese für Sales und Marketing recht zugänglich sind. Im besagten Fall wurde aber anders Entschieden. Die IT ist verantwortlich für die Digitalisierung, indem ein Altsystem durch einen modernen Arbeitsplatz abgelöst wird, also hier ganz konkret eine CRM-Plattform.

Oracle Siebel fliegt raus. Microsoft Dynamics 365 kommt rein.

Die Prozesse sind stabil und bleiben erst mal unberührt. Lediglich die Plattformen werden getauscht. Alt gegen neu. Danach geht es weiter, aber erst mal Eins nach dem Anderen. Die Ansage war klar: „Die IT ist im Driver Seat.“ Sowas ist selten geworden, aber den Ansatz fand selbst ich äußerst interessant und offenbar funktioniert er richtig gut. Das setzt voraus, dass die IT mit den Fachbereichen sehr gut abgestimmt ist und genau weiss, was jeder will. Eben nicht der übliche Kleinkrieg, nicht die Grabenkämpfe mit den fiesen Handgranaten.

Das Projekt läuft noch, aber schon jetzt ist absehbar, dass die Ziele erreicht werden, was nicht immer der Fall ist. Denn all zu oft, übernehmen sich Unternehmen und ändern zu viel an zu vielen Stellschrauben. Die Investments sind riesig und der Knall am Ende oftmals auch. Das macht keinen Sinn.

Lieber down-to-earth mit einer guten soliden Lösung ans Ziel kommen, als alles verändern wollen und am Schluss verenden.

Anmerkung: Diese Projektbeschreibung ist stark verkürzt, aber sie liefert Impulse zum „Nachdenken“, die helfen, ein komplexes Vorhaben ordentlich ans Ziel zu bringen. Vielleicht hilft es sogar zum „Vordenken“.

Fit für die Digitalisierung

Oh nein! Immer ändert sich alles und schon wieder muss ich alles neu lernen. Geht es nicht einfach etwas einfacher? Lese hier, welche Ideen es gibt, um Trainings und Weiterbildung in Unternehmen zu vereinfachen. Das freut Anwender und Kostenverantwortliche gleich gemeinsam.

Digitalisierung digital lernen

Eine super Plattform für eine digitale Lernerfhrung liefert Microsoft mit seiner App TEAMS. Was als einfaches digitales Notizbuch startete, hat sich zu einer Plattform für Organisation, Lernen, Planung, Austausch, Meetings und so weiter gemausert. Vor noch gar nicht so langer Zeit war das Klassenraum-Training in komplexen Fällen unverzichtbar, doch mit TEAMS hat sich auch das grundlegend verändert. Was genau kann man mit TEAMS machen, um sich für die Digitalisierung fit zu machen?

Der digitale Klassenraum

Stell dir vor, am Dienstag um 11:00 Uhr startet für eine Organisationseinheit das Training. Mit dabei sind Leute aus Hamburg, Paris, London und München. Es handelt sich um ein virtuelles Team im Vertrieb. Alle wollen lernen, wie mit der neuen Vertriebsplattform Dynamics 365 umgegangen wird. Keine teuren Reisen, Flüge, keine Staus, keine Hotelkosten, dafür in 60 Minuten die erste Information.

Manche sind im Home Office, einige haben sich gemeinsam im Büro getroffen und einige sind sogar grade in der Lounge am Flughafen. Manche sitzen am Rechner, einige haben ihr iPhone in der Hand und wieder Andere ein iPad oder Surface. Um Punkt 11:00 Uhr startet das Training und jeder bekommt an jedem Ort über jedes beliebige Gerät sein Training. Die Trainerin aus dem Karlsruher Ortsteil Durlach beginnt mit der Begrüßung und zeigt direkt ein paar Folien, bevor sie die neue Dynamics Plattform zeigt. Dabei ist sie auch zu sehen. Sie zeigt etwas auf seinem Flipchart. Dann berichtet sie darüber, wie ein Vertriebsalltag gestaltet werden kann und wie ihr Dynamics 365 dabei hilft.

Nach dem Training finden die Teilnehmer in TEAMS die Präsentation, sie können chatten und gegenseitig in Gruppen Frgen besprechen, Lösungen suchen und in vorbereiteten Weblinks und aufgezeichneten Videos was nachschauen. Manche kommen gut klar und andere noch gar nicht. Also wird eine Nachbesprechung einer kleineren Gruppe mit der Trainerin geplant, die um 16:30 Uhr am selben Tag noch mal gezielt auf die Fragen eingeht, nachdem die Leute erste Erfahrungen gemacht haben.

Effizient, Spass, kostengünstig – einfach nur super!

Das hier beschreibene Szenario ist keine Zukunftsvision. Es ist praktizierter Alltag in digitalen Transformtionen, die damit beginnen, dass die Mitarbeiter/innen von Beginn an digital lernen. Einfach, verständlich und mit viel Hilfe. Verständliche Videos, Chat untereinander, persönlicher Erfahrungsaustausch, ad-hoc-Conference Calls, und so weiter und so fort.

Wie kann man starten?

Wir bei der ec4u expert consulting ag starten immer gerne mit der Messung des Digitalen Reifegrades – auch im Bereich Weiterbildung. Meistens ist eine neue CRM- oder Customer Journey-Lösung der Ausgangspunkt. Mitarbeiter/innen wollen lernen, mit neuen Methoden, Werkzeugen Prozessen zu arbeiten.

Im ersten Schritt messen wir den digitalen Reifegrad auch für das Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter/innen bewegen. So ist klar, wo man überhaupt starten kann und welche Voraussetzungen vorliegen.

Im alten Jargon erst mal eine belastbare Analyse der Ausgangslage, auf der ein Training aufgebaut wird. Solides Berater-Handwerk.

Oft ist Microsoft Teams schon im Einsatz, jedoch ungenutzt und die Potenziale vorhandener und bezahlter „Software“ liegen quasi in der Ecke herum. Wir aktivieren diese vorhandenen Digitalen Assets und bringen Leben in die Sache. Easy going. Trainings werden dann auf dieser Plattform entwickelt, individuell auf Bedarf und Bedürfnisse in der Leistungsorganisation zugeschnitten. Das wäre es auch schon, grob dargestellt. Einfach digital digitalisieren.