Digitale Transformation im Sales – Seite 3

Process Mining einfach erklärt – Teil 3

Mit Process Mining kann man recht schnell einen Überblick über seine aktuellen Prozesse erhalten. Entsprechende Plattformen modellieren die Prozesse aus den „Fußspuren“, die in der IT hinterlassen werden. Process Mining fügt diese Spuren zu einem „großen Ganzen“ zusammen und visualisiert die betrachteten Prozesse. Schön und gut, aber was kann man damit machen?

Beispiel Vertriebsprozesse

Vertriebsleiter wünschen sich mehr Performance aus der bestehenden Leistungsorganisation heraus zu holen. Mehr Absatz, mehr Umsatz, kurzer Hand: Wachstum. Doch wie kann Process Mining hier helfen, um diese Ziele zu erreichen?

Schritt 1 – WISSEN erwerben und anreichern

Sales-Performance kann dann gesteigert werden, wenn bekannt ist, wo weitere Potenziale für mehr Wachstum liegen. In dem Fall sind weniger die Marktpotenziale gemeint, sondern eher die Potenziale innerhalb der eigenen Leistungsorganisation. Es geht um die Steigerung der Performance in der Mannschaft. Ein wichtiger Schlüssel sind exzellente Geschäftsprozesse. Oftmals hört man von Entscheidern: „Ich kenne unsere Prozesse!“, doch die gelebte Realität weicht davon ab. Mit Process Mining gelingt es, der Wahrheit auf den Grund zu kommen. WISSEN über die tatsähclich gelebten Prozesse hilft also, die Performance zu steigern, wenn die gefundenen Schwachstellen beseitigt werden.

Konkret könnte im Prozess der Angebotsstellung die eine oder andere Schleife zu finden sein, die eine rechtzeitige Abgabe verhindert oder zumindest erschwert. Wer diese Schwachstellen kennt, weiss genau, wie er sie beseitigen kann. Wer sie nicht kennt, kann sie auch nicht beseitigen. Einfache Sache, oder?

WISSEN wird von den Process Mining-Experten auch „Discovery“ genannt, weil man den Dingen auf den Grund geht und erforscht, wo Ursachen und Schwachstellen zu finden sind.

Schritt 2 – VERHALTEN verändern

Beim letzten mal haben wir die Analogie mit dem Autofahren bemüht. Wer weiss, wie man ein Auto fährt, kann es noch lange nicht sicher durch den anspruchsvollen Straßenverkehr leiten. Dazu muss Verhalten täglich eingeübt werden. Im Vertrieb – unser Beispiel – geht es darum, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu beseitigen und die innere Performance zu steigern. Wird beispielsweise in der Angebotserstellung systematisch zu viel Zeit damit verbracht, wettbewerbsfähige Preise in Excel-Spreadsheets zu berechnen und in aufwändigen Abstimmungs- oder Eskalationsrunden festzulegen, dann muss dieses Verhalten verändert werden. Eine intelligentere Vorgehensweise muss gewählt, verprobt und in der Breite umgesetzt werden.

Hier sprechen die Process Mining Experten ihre eigene Sprache und verwenden den Begriff „Enhance“. Die existierenden Prozesse werden durch pfiffigere Vorgehensweisen erweitert und veraltete/langsame Prozesse werden eliminiert.

Ziel sind super flüssige Vertriebsprozesse, damit Sales-Experten das tun können, was sie am liebsten tun – sich mit Kunden beschäftigen und nicht mit Dokumenten.

Schritt 3 – ERFAHRUNGEN machen und Verhalten verankern

Ist es nicht so, dass die besten Ideen am Ende doch versanden? Vielleicht liegt es daran, dass neue Verhaltensweisen nicht kontinuierlich gemessen werden. Entweder mit KPI’s oder OKR’s (Key Performance Indikatoren oder agile Objectives in Verbindung mit Key Results > OKR’s). Mit einem guten Monitoring behält man die sogenannten Trigger für mehr Performance im Auge. Beim Autofahren beschleunigen wir ja auch nicht ohne Sinn und Verstand, sondern behalten den Tacho im Auge. Damit sichern wir unsere Selbstkontrolle ab.

Für Vertriebsprozesse kann dies bedeuten, dass eingeübte Verhaltensweisen auch konsequent umgesetzt werden und zwar über die gesamte Vertriebsorganisation, länderübergreifend beispielsweise. Mit entsprechenden Benchmarks (KPI’s oder OKR’s) kann die Prozesskonformität abgesichert und fest in der Leistungsorganisation verankert werden.

Auch hier, die Process Mining Experten haben ihre eigene Sprache und nennen diesen Schritt „Monitoring“.

Dazu braucht man einen Tacho, der einem zeigt, wie schnell man fährt. Das ist besonders interessant, wenn man trotz voll durchgedrücktem Gaspedal nicht auf Touren kommt. Process Mining (Schürfen in den Prozessen) zeigt auf, wo sich Sand im Getriebe befindet.

Teil 1 zu Process Mining

Teil 2 zu Process Mining

TIPP: Sie wollen wissen, wie Sie Process Mining in der Marktbearbeitung nutzen können, um die Performance in Marketing, Vertrieb oder Service zu steigern? Ihnen kann geholfen werden. Fragen Sie mich. Ich bin gerne für Sie da.

Email stirbt – Workplace kommt

Emails verlieren rasant an Bedeutung. Der Traffic geht runter. Der Produktivitätskiller CC-Nachrichten wird fast bedeutungslos. Die Zukunft gehört dem digital Workplace. Manchmal denken wir, dass wir schon alles haben und eigentlich nichts neues mehr in Sachen Digitalisierung kommt. Weit gefehlt. Jetzt geht es erst richtig los.

Gen Alpha werden Emails nur noch im Museum betrachten

Aktuell treibt Gen Z ihr Unwesen und sorgt allerseits für Verunsicherung, weil die Werkzeuge der jungen Leute in der Post-Facebook Ära visuelle Formen für Storytelling annimmt. Wer was erlebt hat, kann beispielsweise auf Instagram beobachtet werden. Nachrichten und Anfragen werden als Sprachschnipsel versendet. Bilder und Sprache werden immer wichtiger, während digitale Informationen in Form von vollständig geschriebenen Texten wie Emails verpönt sind. So weit so gut zum Stand der Dinge bei den jungen Leuten. Die Alphas stehen aber schon in den Startlöchern und die sind noch mal ganz anders drauf.

Ein Szenario – um zu verstehen, wohin die Reise geht

Stellen Sie sich einen Bauherren vor, der früher mit seinem Bauträger eine Immobilie realisierte. Marketing über das Internet, Vertrieb im Gespräch, Baurealisierung mit vielen Telefonaten und Emails samt Bildern im Anhang. Bei jeder Phase ein kompletter Bruch. So war das mal.

Wer sich auf die nächste Generation vorbereitet, hat eine einzige digitale Plattform für Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Finanzen und so weiter. Voll integriert von dem ersten Marketingkontakt bis zur Hausübergabe. Der erste Kundenkontakt als Lead, beispielsweise aus einem Referenzvideo im Web wird die Grundlage für die Marketingarbeit, in der Kunden nach und nach qualifiziert werden, bis sie an den Vertrieb mit konkreteren Vorstellungen von Budget und Kaufzeitpunkt übergeben werden. Mit exakt diesen Datensätzen wird auf der Plattform weiter gearbeitet. Jedes Angebotsdokument und jedes Gesprächsergebnis wird dort abgelegt und ist für alle berechtigten sofort verfügbar. Es gibt nur einen Einstiegspunkt – Der Kunde.

Selbst in der Bauphase werden alle Dokumente dort abgelegt und zwar nicht in irgend einem Verzeichnis, sondern beim Kunden in der Plattform. Der Kunde selbst interagiert über exakt dieselbe Plattform mit dem Bauleiter. Jeder Fortschritt und jede Änderung ist dort auch für alle Sublieferanten einsichtig.

Was hat sich geändert? Kein Hin- und her von Emails mit allen möglichen Anhängen. Keine undokumentierten Telefongespräche mehr. Jeder Beteiligte hat Zugriff auf die Plattform und das schönste daran ist, dass auch das Management des Anbieters konsolidierte Fortschrittsberichte abrufen kann. Für den Einzelfall und besonders für Trends und Entwicklungen in Summe. Reports über Arbeitsstände? Überflüssig. Es ist alles verfügbar … auf und in der Plattform.

Beispielsweise Microsoft

Das alles erfordert die Integration einer solchen Plattform. Microsoft bietet diese beispielsweise mit Azure, Office 365 und Dynamics 365 bis hin zu Power Apps, sowie BI-Reports und KI-Anwendungen. Alles auf tollen Macs und iPads. Für die Mitarbeiter und Partner. Selbstverständlich coole iPhones, weil Mitarbeiterbindung morgen mit Tech-Gadgets funktioniert, wo früher nur der Firmenwagen reichte. Auch die Apple Watch stellt der Arbeitgeber. Schöne neue Welt in 10 Jahren? Mit Nichten. Wer jetzt nicht investiert, wird sich mit brutal hohen Prozesskosten herumschlagen, während Wettbewerber produktiver sind.

Und das alles soll etwas mit dem Ende der Emails zu tun haben?

So ist es. Denn Emails sind ein sterbendes Konstrukt. Kunden interagieren bereits heute bevorzugt auf Plattformen mit Anbietern. Oder bestllen Sie bei Amazon noch etwas per Email? Lassen Sie sich den Status per Email senden? Hoffentlich nicht mehr! Auch in der internen Zusammenarbeit stirbt die Email. Sie hat eigentlich nur noch Relevanz, wenn etwas eskaliert wird oder bei den Juristen landet. Doch auch hier wird sich in Zukunft einiges Ändern. Die Vernetzung macht nicht halt an unserer althergebrachten Denk- und Verhaltensweise. Das Rad der Entwicklung dreht sich weiter. Schneller, als es vielen lieb ist. Wer hier nicht mithält, verliert Kunden, Mitarbeiter und Partner.

Next Step – Meta-Connect

Während wir meinen, mit einer Plattform wie der von Microsoft ganz weit vorne zu sein, bahnt sich mit Gen Alpha bereits die nächste Entwicklungsstufe an. Denn all die vielen Plattformen machen uns ganz kirre, weil keiner mehr so genau weiss, über welchen Kanal er welche Informationen sendet und erhält. Anbieter werden diese Chance nutzen und Meta-Plattformen etablieren, die in der Lage sind, alle Kanäle zu bündeln, zu orchestrieren und Informationen den Individuen geordnet zukommen zu lassen. Auch nichts anderes, als unser Leben weiter zu vereinfachen, denn mit der ganzen „ach so einfachen Technologie“ wird es nicht für alle einfacher. Wer mit den digitalen Lösungen nicht aufgewachsen ist, muss am Ball bleiben. Dies gilt um so mehr für Investitionsentscheidungen in aktuelle Plattformen und Möglichkeiten.

Wer heute investiert, wird morgen die Kunden gewinnen … und auch Partner und Mitarbeiter, denn es geht ums große Ganze. Nicht nur um Kunden. Es geht um Wertschöpfung und das umfasst alle und alles.

Digitalisierung Over-Hyped

Viele von uns können es nicht mehr hören, wie und wo alles digitalisiert wird. Meistens sind das sogar unangenehme Erfahrungen, wenn die ganze Nummer überambitioniert ist, Ziele verfehlt werden und Budgets explodieren. Ist doch so, oder?

Geht es bitte auch ohne Superlativen?

„Phänomenale Kundenerlebnisse“, „großartige Chancen“, „einzigartige modern work places“ oder „außergewöhnliche Lösungen“ gehören zum Standardsprachgebrauch. Wer mal bei LinkedIN durchscrollt, wird von Superlativen und gigantomanischen Ideen und „Best Practices“ platt gewalzt. Abgesehen von den Super-Tipps und den hoch innovativen Methoden, deren Saft aus jeder Ecke quillt. Wer soll den ganzen quatsch eigentlich noch glauben?

Erde an Luftvision – bitte melden

Diese Woche konnte ich einen Vortrag einer unserer Kunden aus dem Luftfahrt Cargobereich zuhören. Da war die Rede von wirklich einfachen Lösungen, Roll-out-Wellen, gepaart mit agiler Vorgehensweise, Verantwortung der IT, Systemwechsel ohne Prozessanpassung bis hin zu recht einfachen Skype/Teams-Schulungen für die weltweit agierenden Key-User. Alles down to earth, alles machbar, alles reduziert auf das Wesentliche. Wie angenehm war das denn! Einmal ein richtig normaler und bodenständiger Manager! Ein Projekt mit grundsolidem Handwerk(ern). Nix mit Super-Vision, nix mit Mega-Agil und auch nix mit alles von A bis Z umkempeln. Dafür Stabilität, Sicherheit und schrittweise Innovation. Wow! Auch sowas gibt es noch.

Die IT im Driver Seat

So, jetzt wird mal am Grundgerüst gerüttelt, denn die Hersteller von digitalen Plattformen gehen zunehmend in den Fachbereichen ein- und aus, weil diese für Sales und Marketing recht zugänglich sind. Im besagten Fall wurde aber anders Entschieden. Die IT ist verantwortlich für die Digitalisierung, indem ein Altsystem durch einen modernen Arbeitsplatz abgelöst wird, also hier ganz konkret eine CRM-Plattform.

Oracle Siebel fliegt raus. Microsoft Dynamics 365 kommt rein.

Die Prozesse sind stabil und bleiben erst mal unberührt. Lediglich die Plattformen werden getauscht. Alt gegen neu. Danach geht es weiter, aber erst mal Eins nach dem Anderen. Die Ansage war klar: „Die IT ist im Driver Seat.“ Sowas ist selten geworden, aber den Ansatz fand selbst ich äußerst interessant und offenbar funktioniert er richtig gut. Das setzt voraus, dass die IT mit den Fachbereichen sehr gut abgestimmt ist und genau weiss, was jeder will. Eben nicht der übliche Kleinkrieg, nicht die Grabenkämpfe mit den fiesen Handgranaten.

Das Projekt läuft noch, aber schon jetzt ist absehbar, dass die Ziele erreicht werden, was nicht immer der Fall ist. Denn all zu oft, übernehmen sich Unternehmen und ändern zu viel an zu vielen Stellschrauben. Die Investments sind riesig und der Knall am Ende oftmals auch. Das macht keinen Sinn.

Lieber down-to-earth mit einer guten soliden Lösung ans Ziel kommen, als alles verändern wollen und am Schluss verenden.

Anmerkung: Diese Projektbeschreibung ist stark verkürzt, aber sie liefert Impulse zum „Nachdenken“, die helfen, ein komplexes Vorhaben ordentlich ans Ziel zu bringen. Vielleicht hilft es sogar zum „Vordenken“.